在Microsoft Office中创建可访问的图表和表格

介绍在Microsoft Office中创建可访问的图表和表格

STEM(和其他学科)经常需要以表格的形式呈现数据, 图表, 或图形, 因此，必须格外小心，以确保这些数据的呈现是可访问的. Images of tables, 图表, 使用屏幕阅读器的学生无法访问图形，因为无法在图像中浏览数据. 即使为图像提供了很长的描述，也很难解释数据. 相反，使用Microsoft Office套件中提供的工具来创建可访问的表格和图表.

在Microsoft Office中创建可访问的图表和表格的一步一步指导

 Creating Accessible Tables

1. 选择顶部程序选项栏上的“插入”选项卡，然后选择“表”选项.
2. Scroll down the Table menu and select the ‘Insert Table’ option; this will open the ‘Insert Table’ menu box.
   • 使用菜单框创建新表.
3. 请务必指出您的表是否有标头. 在 Table Format 选项卡(在表中工作或表被选中时可见), 如果最上面的行是headers，选中“Header Row”框, 如果最左边的行是行标题，则显示“第一列”框.
4. Avoid using merged cells; split the table into multiple tables if the original table is too complex.
5. If a cell is empty (for example, if the table is an example), 最佳实践是在单元格中添加破折号(-)，以便屏幕阅读器用户知道单元格不包含数据.

Creating Accessible Charts

1. 选择顶部程序选项栏上的“插入”选项卡，然后选择“图表”选项.
   • 如果菜单从全屏缩小，“图表”选项可能会列在插图下.
2. 选择要使用的图表样式，然后 点击 OK. 将加载图表，并在图表上方或下方打开Microsoft Excel窗口.
   • Avoid Area and Surface style 图表, 因为它们很难在视觉上消化，并且不能以易于阅读的格式提供信息.
3. 在Excel窗口中，输入图表数据. 输入数据后，关闭窗口.
   • 要再次编辑数据，请右键单击表，打开edit data菜单，然后选择edit data.
     • i) If you select Edit Data in Excel, 图表的数据可以保存并提供给任何需要它的人.
   • 请务必标记系列和类别，以确保您的数据得到准确表示.
4. 输入图表标题，如果需要，在图表的y轴上提供单位.
5. 提供图表图形替代文本.
6. 为图表选择合适的配色方案.
   • Reference the Color Contrast Guidelines for help choosing colors.
   • Custom colors can also be used.
     1. For example, on a clustered column bar chart, 选择一个条也应该选择该系列/类别的所有条. (如果没有选中该类别的所有栏, 尝试从图表中取消选择，然后再试一次, 或者选择图表区域，然后再次选择条形图.)
     2. Right-点击/alt-点击 在其中一个选定的条上，然后选择 Format Data Series 以打开Word窗口右侧的窗格，或者 double-点击 a bar to open up the pane.
     3. Select 填充和线条选项(倒油漆桶图标). 可以为填充和边框定制颜色, 通过选择，图案可以添加到填充中 Pattern Fill 然后自定义前景和背景颜色. Patterns are useful if the color contrast is not high enough between categories; just be aware that too many patterns can also be overwhelming for users with sensory processing disorders.
7. 在可访问的表格或Excel文件中提供数据. 表格可以包含在文档中，也可以单独提供在与Word文档或PowerPoint相同的Canvas页面上.